Người Giỏi Không Phải Là Người Làm Tất Cả
Tác giả: Donna M. Genett, Ph.D
Đôi nét về tác giả:
Tiến sĩ tâm lý học Donna M. Genett là một chuyên gia tư vấn về phát triển tổ chức, đồng thời là Chủ tịch của GenCorp Consulting – một công ty tư vấn hoạt động trên toàn nước Mỹ.
Hơn 20 năm qua, bà đã không ngừng cống hiến để tạo nên những ảnh hưởng tích cực cho các tổ chức và sự nghiệp của nhân viên thuộc những tổ chức đó.
Giới Thiệu Sách:
Quản lý theo kiểu” giao khoán” là phong cách phổ biến nhất hiện nay. Người quản lý thực hiện công việc giao việc và chỉ can thiệp khi nào nhân viên có sai sót. Họ luôn quan tâm đến kết quả công việc, và chỉ biết la lối ầm ĩ khi nhân viên làm sai. Họ thường để mặc nhân viên với mớ công việc ngổn ngang và không một sự hướng dẫn. Nếu bạn đã đọc và áp dụng những điều mà Donna Genett đã viết về nghệ thuật uỷ quyền, chắc chắn những lần xuất hiện ngắn ngủi vô ích đó có của người quản lý sẽ không còn cần thiết nữa.
Dù bạn là người ủy thác hay được ủy thác công việc, nhưng nếu biết ứng dụng sáu nguyên tắc này, chắc chắn bạn sẽ cảm thấy khối lượng công việc giảm đi đáng kể, nhờ vậy bạn sẽ có thêm nhiều thời gian để tập trung vào những điều thật sự quan trọng trong công việc và trong cuộc sống.
Biết cách ủy thác công việc hiệu quả, bạn sẽ có thể:
– Tăng hiệu quả công việc
– Tự tin hơn trong công việc
– Giảm thiểu các sai sót
– Cải thiện mối quan hệ với đồng nghiệp
– Có cơ hội nâng cao năng lực
– Thêm thời gian huấn luyện cho nhân viên cấp dưới
– Xây dựng tốt tinh thần làm việc tập thể
– Nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên
– Giảm áp lực công việc
– Đảm bảo đạt được những kết quả mong muốn
– Hoàn thành công việc đúng thời hạn
– Tìm được bí quyết giúp tái tạo năng lượng và đam mê trong công việc
– Thay đổi cuộc sống bản thân
Review sách:
Để trở thành quản lý giỏi trong bất cứ lĩnh vực nào cũng không phải điều đơn giản, bởi cùng một lúc họ phải đảm đương nhiều trọng trách khác nhau. Vấn đề của các tổ chức thường rất đa dạng và phong phú, đòi hỏi họ phải nhanh chóng tìm ra giải pháp cho những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải. Ken Blanchard từng nói rằng: “Làm một người quản lý thì thước đo quan trọng không phải là điều gì sẽ xảy đến khi chúng ta có mặt mà điều gì sẽ xảy ra khi chúng ta vắng mặt”. Để làm được điều này, bạn cần kỹ năng giao việc cần thiết – một trong những yếu tố không thể thiếu của nhà quản lý hiện đại. Và nếu như bạn đang mong muốn nắm rõ nghệ thuật ủy quyền ấy thì cuốn sách Người giỏi không phải là người làm tất cả của Donna M. Genett chính là cuốn sách dành cho bạn.
Xuyên suốt cuốn sách này là câu chuyện kể về 2 người bạn thân James và Jones.
John và James là anh em họ và cùng lớn lên trong cùng một thị trấn, sống trên cùng một con đường và ở cạnh nhà nhau. Cac bà mẹ của họ vốn là hai chị em sinh đôi giống nhau như đúc và luôn là những người bạn tốt nhất của nhau. Khi lớn lên, mẹ của họ lập gia đình với hai anh em John Jones và John James vào cùng một ngày. Lạ thay, hai ông bố cũng là một đôi bạn tri kỷ. Và điều kỳ diệu hơn cả là hai cậu con trai đầu lòng của hai gia đình này đều ra đời vào cùng một ngày, trong cùng một bệnh viện, và hai bà mẹ đã nằm cạnh giường nhau!
Để tránh những rắc rối và cũng để dễ phân biệt, mọi người trong gia đình thường gọi hai anh em là Jones và James. Càng lớn, họ càng giống nhau như đúc, hệt như hai anh em sinh đôi, từ ngoại hình cho đến dáng điệu. Ngay từ trước khi đi nhà trẻ, hai đứa bé đã rất hào hứng với những trò nghịch ngợm khiến những người thân trong gia đình và bạn bè phải bối rối để có thể nhận ra đâu là Jones, đâu là James. Và cho đến khi họ vào học cấp một thì bất kỳ người thứ ba nào cũng thể phân biệt được ai là ai.
Suốt những năm trung học, lúc nào Jones và James cũng chơi với nhau, cùng chọn những môn học giống nhau, thậm chí cùng chơi các môn thể thao giống nhau, Họ là một đôi khăng khít trong học tập lẫn khi chơi thể thao. Sau đó, hai anh em họ lại tiếp tục thi đỗ vào cùng một trường đại học và lại may mắn được xếp chung vào một lớp. Thật ra, chẳng phải họ phụ thuộc vào nhau đến mức có cùng mọi lựa chọn. Chỉ đơn giản là vì có cùng những sở thích và thấy vui khi cùng thể hiện những điểm tương đồng đó mà thôi.
Sau khi tốt nghiệp. họ lại tiếp tục làm mọi người ngạc nhiên đến thú vị khi lập gia đình với hai chị em sinh đôi trong cùng một lễ cưới đôi. Rồi họ làm việc trong cùng một công ty và mua nhà trả góp ở cùng một chung cư. Công việc thuận lợi, cuộc sống hạnh phúc – mọi thứ có vẻ như rất suôn sẻ đối với họ…
Cho đến khi cả Jones và James cùng được thăng chức lên làm quản lý. Kể từ đó, họ được bố trí làm việc trong hai căn phòng riêng biệt. Bận rộn với công việc mới nên thời gian đầu, họ không còn gặp nhau thường xuyên như trước nữa. Thời gian thấm thoát trôi qua, mới đó mà đã ba tháng, kể từ ngày họ nhận công việc mới. Thông qua các đồng nghiệp, James bắt đầu nhận ra một sự khác biệt giữa hai người – một điều trước giờ chưa bao giờ xảy ra đối với hai anh em. Một sự khác biệt không nhỏ tí nào. Và tệ hơn là sự khác biệt này đang mỗi ngày một rõ rệt hơn.
Jones luôn đến công ty sau khi đã dùng xong bữa sáng và lúc nào cũng về nhà đúng giờ để quây quần cùng gia đình bên bữa tối trong căn nhà ấm cúng của mình. Trong khi đó, lịch làm việc của James lại chẳng cân đối chút nào. Nó giống như chiếc đồng hồ bị hỏng. Anh thường phải bỏ bữa sáng để đến văn phòng sớm hơn một chút, tranh thủ thời gian để cố làm hết những công việc đang còn chờ anh giải quyết. Và giờ về nhà của anh lại tùy thuộc vào mức độ hoàn tất những công việc quan trọng cần giải quyết trong ngày hoặc khối lượng công việc còn tồn đọng trong ngăn hồ sơ.
Không những vậy, Jones còn tham gia vào câu lạc bộ golf vì đây vốn là môn thể thao mà anh rất yêu thích từ hồi còn học trung học. Mỗi cuốn tuần, anh thường dẫn các con đi cắm trại hay thong thả đọc một quyển sách nào đó, lắng nghe một bản nhạc và tận hưởng cảm giác yên bình trong khu vườn nhà mình
Còn James lúc nào cũng thấy mình có quá nhiều việc phải làm đến nỗi anh không còn chút thời gian nào để nghĩ đến những sở thích của mình nữa nói chi đến thời gian dành cho gia đình. Thậm chí anh còn không có thời gian cho vợ vào ngày sinh nhật của cô ấy. Anh cứ day dứt mãi khi biết hai vợ chồng Johns có thể tận hưởng kỳ nghỉ thoải mái ở hòn đảo Hawaii xinh đẹp. Johns luôn giữ được vóc dáng cân đối nhờ thói quen chơi golf và chạy bộ đều đặn 3 đến 4 lần một tuần. Trong khi đó James lại cảm thấy vô cùng mệt mỏi và chán nản khi nhìn xuống cái bụng ngày càng tròn trĩnh của mình. Thói quen nghiện cà phê nhằm chống lại tình trạng căng thẳng trong công việc khiến anh vô cùng đuối sức, mệt mỏi và hay cáu kỉnh.
Trong công việc Johns luôn vui vẻ với mọi người và luôn tham gia vào các hoạt động của công ty, lúc nào anh cũng sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm của mình với bất kỳ ai. Còn James thì chẳng có thời gian, thậm chí nếu có được một chút thời giờ rảnh rỗi thì anh cũng đã quá mệt mỏi. Và mọi việc tệ đến mức tất cả những gì anh mong muốn là nhanh chóng hoàn tất một ngày làm việc mệt mỏi để có thể về nhà và lăn ra ngủ.
James nghe nói sếp của Johns là một người vui tính, trông ông lúc nào cũng thoải mái và hòa đồng với các nhân viên. Quả thật là đúng như thế, tất cả các nhân viên cùng phòng với John đều cảm thấy như vậy. Thảo nào họ cứ liên tục đạt được và vượt chỉ tiêu. Tinh thần sảng khoái và họ không bao giờ phải ở lại làm trễ. Điều đáng buồn là bộ phận của James lúc nào cũng tụt lại phía sau, họ không đạt chỉ tiêu đã giao. Sếp của James rất đắn đo và lo lắng về năng lực của họ. Nhân viên của James cứ luôn miệng càu nhàu rằng bản thân họ luôn phải chịu áp lực công việc rất lớn. Cả gia đình của James cũng vậy, cứ than vãn mãi.
Bên cạnh đó, sức khỏe của James đã báo động anh không còn khỏe như trước nữa. Đôi lúc anh bị đau cổ và đau buốt, cảm thấy anh không thể đảm đương được công việc hiện tại. Đó là điều anh không thể chấp nhận được vì bản thân anh cũng như Johns, luôn là một trong những nhân viên xuất sắc nhất công ty. Trước đây, khi chỉ phải lo công việc của mình, James đều làm rất tốt. Nhưng từ khi làm quản lý, anh không chỉ phải hoàn tất công việc của mình mà còn phải có trách nhiệm với hiệu quả làm việc của các nhân viên cấp dưới theo đúng yêu cầu của công ty. Càng ngày anh càng cảm thấy khó cộng tác với những nhân viên của mình.
Dường như họ không biết phải làm gì hoặc biết thì họ cũng cần một khoảng thời gian khá lâu mới có thể hoàn thành được công việc theo yêu cầu, có lẽ công việc của một người quản lý có vẻ như nặng nề đối với James. Anh phải viết các bản báo cáo, phải đọc các bản thông cáo, các bài báo chuyên ngành. Anh phải luôn có mặt trong các buổi họp quan trọng và trên hết là phải viết và đánh giá đúng năng lực của từng nhân viên, tuyển dụng và bổ sung nhân lực, buộc phải cho nghỉ việc và làm những việc anh không thích chút nào, đó là kỷ luật các nhân viên của mình. Trong công việc anh lại gặp phải rất nhiều khó khăn, khiến cho hiệu quả công việc bị giảm sút trầm trọng.
Sau một khoảng thời gian chịu đựng dưới áp lực của công việc, cuối cùng, James đã quyết định đến gặp Jones để tâm sự cũng như chia sẻ các vấn đề khó khăn mà mình đã gặp phải trong thời gian qua, và hy vọng Jones sẽ trở thành vị cứu tinh của đời mình, giúp cuộc sống mình thay đổi
Kết quả thật bất ngờ, qua những bài học Jones tích lũy trong quá trình làm quản lý của mình, anh đã đúc kết lại những cách giúp quản lý công việc hiệu quả hơn, giao công việc cho nhân viên một cách tốt hơn thông qua 6 bước chính:
Bước 1: Chuẩn bị kỹ trước khi giao việc
Bước 2: Xác định cụ thể yêu cầu công việc. Yêu cầu người được ủy thác lặp lại những yêu cầu của công việc để đảm bảo rằng anh ấy/cô ấy đã thật sự hiểu rõ công việc được giao
Bước 3: Xác định rõ thời hạn hoàn thành công việc
Bước 4: Định rõ mức độ và phạm vi thẩm quyền mà người được ủy thác có thể sử dụng để hoàn thành công việc: Quyền đề nghị, quyền thông báo và khởi xướng và quyền hành động.
Bước 5: Xác định các mốc thời gian để kiểm tra, đối chiếu nhằm đánh giá tiến độ công việc và thực hiện hướng dẫn nếu cần thiết. Vào giai đoạn đầu, nên thường xuyên kiểm tra, đối chiếu; sau đó giảm dần mức độ khi người được ủy thác công việc chứng tỏ đã hoàn toàn nắm được công việc.
Bước 6: Tiến hành tổng kết công việc để trao đổi về những thành quả, thiếu sót cần cải thiện, và rút ra bài học nếu có.
Thông qua câu chuyện của hai anh em Jones và Jame, tác giả khéo léo lồng ghép vào đó những bài học về nghệ thuật ủy quyền – một trong những yếu tố đóng vai trò quan trọng tạo nên một nhà lãnh đạo thành công. Cùng ở vai trò quản lý như nhau tại hai bộ phận khác nhau, hai anh em Jones và James cùng đối mặt với những vấn đề phát sinh do vị trí mới tạo ra.
Các bạn – hẳn ai cũng đã từng một đôi lần bối rối khi nhận lệnh sếp giao. Bối rối vì không hiểu nên làm thế nào cho đúng ý sếp, không biết khi nào sếp cần…Bối rối mà không dám hỏi vì sợ bị la, bị coi là “dở ẹt” thế nên khi làm thì hoang man, lẫn lộn để rồi “làm cho có lệ” với suy nghĩ “sai thì sửa lại”. Và thực tế chúng ta cũng phải thừa nhận với nhau là: những công việc được làm như thế thường khiến chúng ta mệt mỏi, chán ghét vì mất thời gian và nảy sinh tâm lý oán ghét công việc, oán ghét người giao việc.
Nếu ai đã đọc cuốn sách này rồi, có thể khi rơi vào trường hợp đó sẽ nghĩ rằng: “giá mà sếp thực hiện 4 bước như trong sách có phải rõ ràng rồi không? Có đâu mệt mỏi vầy nè!”. Tuy nhiên, nếu sếp bạn chưa đọc cuốn sách này cũng không vấn đề gì, chỉ cần bạn đọc là được. Vì phần cuối cùng của cuốn sách là để dành tặng cho những người như chúng ta – những ai chưa phải là nhà quản lý.
Khi được giao việc, mạnh dạn hỏi rõ về những điều bản thân còn nghi hoặc, mơ hồ. Trao đổi, làm rõ từng vấn đề một. Khi tất cả rõ ràng thì lặp lại lần cuối để chắc chắn không bỏ sót yêu cầu nào hoặc còn có yêu cầu nào còn chưa tường tận. Sau đó hỏi về thời hạn hoàn thành và phạm vi thẩm quyền chúng ta được phép trong quá trình thực hiện. Đơn giản vậy thôi nhưng tránh cho bản thân rơi vào những thời điểm bất lợi, hoang mang.
Nhận định:
“Quản lý theo kiểu “giao khoán” là phong cách phổ biến nhất hiện nay. Người quản lý thực hiện công việc giao việc và chỉ can thiệp vào nhân viên có sai sót. Họ luôn quan tâm đến kết quả công việc, và chỉ biết la lối ầm ĩ khi nhân viên làm sai. Họ thường đê mặc nhân viên với mớ công việc ngổn ngang và không có một sự hướng dẫn nào. Nếu bạn đã đọc và áp dụng những điều mà Donna Genett đã viết về nghệ thuật ủy quyền, chắc chắn những lần xuất hiện ngắn ngủi vô ích đó của người quản lý sẽ không còn cần thiết nữa” – (Ken Blanchard, đồng tác giả cuốn Vị giám đốc một phút)
“Để thành công trong công việc, bạn có thể làm việc chăm chỉ, nhưng bạn cũng có thể chọn một cách làm việc thông minh hơn. Đó là thực hiện 6 bước ủy quyền đơn giản nhưng rất hiệu quả của Donna Genett” – (Gary Milgard, Tổng giám đốc Milgard Manufacturing)
“Biết cách ủy quyền chính là kỹ năng cơ bản nhất của một người quản lý hiệu quả bởi nó không những giúp người ủy quyền thực hiện tốt công việc quản lý mà còn giúp người được ủy quyền cảm thấy tự tin hơn trong công việc. Nếu bạn mong muốn trở thành một nhà quản lý hiệu quả thì Người giỏi không phải là người làm tất cả của Donna Genett là quyển sách cần thiết cho bạn” – (Brian tracy)
“Tôi chỉ mất vài giờ để đọc quyển sách này, nhưng những gì tôi học hỏi được từ nó có giá trị gấp bội khoảng thời gian mà tôi đã bỏ ra!” – (Richard Hartman, Tiến sĩ – Giám đốc Phát triển sản phẩm International Paper Company)
“Những cách thức ủy quyền mà Genett đưa ra thật đơn giản nhưng lại có sức mạnh tạo ra tinh thần làm chủ trong công việc – một trong những cách tốt nhất giúp tăng hiệu quả công việc và tạo dựng sự tận tâm trong công việc của nhân viên” – (Donald O.Clifton, Tiến sĩ – chủ tịch Trung tâm Giáo dục và Nghiên cứu Quốc tế Gallup, đồng tác giả quyển Hãy khám phá ngay những sức mạnh của bạn)
