Người Giỏi Không Phải Là Người Làm Tất Cả
Tác giả: Donna M. Genett, Ph.D
Đôi nét về tác giả:
Tiến sĩ tâm lý học Donna M. Genett là một chuyên gia tư vấn về phát triển tổ chức, đồng thời là Chủ tịch của GenCorp Consulting – một công ty tư vấn hoạt động trên toàn nước Mỹ. Hơn 20 năm qua, bà đã không ngừng cống hiến để tạo nên những ảnh hưởng tích cực cho các tổ chức và sự nghiệp của nhân viên thuộc những tổ chức đó.
Tóm tắt nội dung:
Cuốn sách là câu chuyện kể về 2 người bạn thân James và Jones. Hai người từ nhỏ đã có những sở thích và rất nhiều điểm tương đồng giống nhau như hai anh em sinh đôi, họ cùng lớn lên và rồi lại cùng vào làm ở chung một công ty. Công việc vẫn rất tốt khi cả hai cùng là nhân viên, nhưng chỉ khi hai người cùng được thăng chức lên làm quản lý, họ bắt đầu nhận ra một sự khác biệt giữa hai người – một điều mà trước giờ chưa hề xảy ra với anh em họ.
Trong khi Jones làm việc vô cùng hiệu quả, tuy dành thời gian cho công việc không nhiều như James, nhưng kết quả của Jones thì lại hoàn toàn khác hẳn. Ngoài việc làm tốt công việc của mình, Jones còn rất nhiều thời gian trống để đào tạo và giúp đỡ nhân việc phát triển, quan tâm và chăm sóc cho bản thân cũng như gia đình. James thì lại hoàn toàn trái ngược, tuy anh dành rất nhiều thời gian cho công việc, thậm chí còn không có thời gian dành cho mình và gia đình, nhưng kết quả anh nhận lại được rất tệ. Không thoải mái, vui vẻ được như Jones, James lại rất dễ nổi nóng và bực tức với mọi người xung quanh của mình, James cảm thấy việc được lên làm quản lý đôi khi chỉ là gánh nặng. Vì lúc trước đó, khi là một nhân viên bình thường, James lúc nào cũng hoàn thành rất tốt công việc của mình, còn khi lên được lên quản lý, anh lại gặp phải rất nhiều khó khăn, khiến cho hiệu quả công việc bị giảm sút trầm trọng.
Sau một khoảng thời gian chịu đựng dưới áp lực của công việc, cuối cùng, James đã quyết định đến gặp Jones để tâm sự cũng như chia sẻ các vấn đề khó khăn mà mình đã gặp phải trong thời gian qua, và hy vọng Jones sẽ trở thành vị cứu tinh của đời mình, giúp cuộc sống mình thay đổi. Và quả thật như vậy, qua những bài học Jones tích lũy trong quá trình làm quản lý của mình, anh đã đúc kết lại những cách giúp quản lý công việc hiệu quả hơn, giao công việc cho nhân viên một cách tốt hơn
Bước 1: Nghĩ kĩ – nói rõ – yêu cầu liệt kê lại.
Trước khi tiến hành giao việc, nhà quản lý cần phải xem xét kỹ công việc mình sẽ giao. Căn cứ vào mức độ quan trọng hoặc khó khăn của công việc, cũng như xem xét điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên mình mà quyết định giao việc cho ai. Điều quan trọng là phải dám giao hẳn trách nhiệm cho họ khi phân chia công việc.
Khi giao việc, cần phải mô tả rõ ràng thật chi tiết công việc được giao với người nhận . Phải nói rõ yêu cầu của mình ngay từ đầu đối với phần công việc đã được giao. Tránh việc giao công việc một cách chung chung, không cụ thể. Bởi khi giao việc không rõ ràng sẽ gây khó khăn cho nhân viên.
Họ sẽ hoang mang vì không hiểu rõ cụ thể mình sẽ phải làm gì, ý của lãnh đạo muốn gì….nhưng họ lại không dám hỏi bởi lẽ họ sợ lãnh đạo sẽ nghĩ rằng bản thân họ yếu kém hoặc năng lực có vấn đề. Do vậy, họ sẽ dựa vào việc “đoán mò” mà hành động, tất yếu sẽ không đạt kết quả như nhà quản lý mong muốn.
Đã nói rõ, nói cụ thể rồi nhưng nhà quản lý cũng cần phải có động tác yêu cầu nhân viên lặp lại yêu cầu của mình đối với công việc được giao. Động tác này thực sự cần thiết, nó khẳng định rõ việc người được giao hiểu đúng, chính xác công việc được giao. Từ đó hành động đúng hướng, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc.
Bước 2: xác định cụ thể thời hạn hoàn thành công việc
Khi đã chắc chắn nhân viên đã hiểu rõ công việc được giao sau khi được nghe giải thích, hướng dẫn và lặp lại đúng yêu cầu đối với công việc đó thì nhà quản lý cần phải ra thời hạn hoàn thành công việc cụ thể. Yếu tố này nếu không đề cập thì cũng đồng nghĩa với việc “không có thời hạn”, “khi nào làm xong thì báo lại” hoặc những gì có ý nghĩa tương tự thế.
Giao việc có gắn với thời hạn hoàn thành luôn có ý nghĩ tác động tích cực đến thái độ làm việc của nhân viên hơn là giao một công việc chung chung, không rõ thời điểm kết thúc. Từ đó, sự nỗ lực và tập trung của nhân viên vào công việc đã được giao cũng cao hơn, mang lại kết quả tốt hơn.
Bước 3: xác định rõ thẩm quyền của nhân viên
Khi hiểu rõ việc, biết chắc thời hạn phải hoàn thành, thường thì nhân viên luôn có tinh thần xông xáo để hoàn thành tốt nhất công việc được giao. Bởi vì theo quan điểm của Abraham Maslow thì “tự thể hiện bản thân” là một nhu cầu bậc cao và có thật của con người. Do đó, nhân viên sẽ chỉ chú trọng đến việc làm như thế nào để có được kết quả như mong muốn.
Trong quá trình thực hiện, họ chỉ chăm chăm nghĩ đến kết quả mà không để ý đến những giới hạn của mình. Được phép làm gì và không được phép làm gì cũng là một vấn đề quan trọng trong nhận thức của nhân viên. Những gì vượt ngoài khuôn khổ cho phép thường sẽ có tầm ảnh hưởng lớn hơn, tác động lớn hơn…và chỉ những cá nhân nào có quyền hạn liên quan mới được phép thực hiện.
Như vậy, nếu không được chỉ rõ thẩm quyền của nhân viên trong quá trình thực hiện công việc, khả năng lớn là họ sẽ đạt được kết quả với sự “vượt rào”, trong một số trường hợp, điều này rất nguy hiểm và gây hậu quả khôn lường.
Thường thì phạm vi thẩm quyền của nhân viên trong khi thực hiện công việc được thể hiện trong 3 quyền như sau:
– Quyền đề nghị: trong trường hợp nhân viên có giải pháp tốt hơn so với giải pháp được gợi ý.
– Quyền thông báo và khởi xướng: Nghiên cứu và chọn cách thực hiện tốt nhất, thông báo nguyên nhân chọn lựa, khởi xướng việc chọn lựa.
– Quyền hành động: toàn quyền hành động đối với việc đã giao.
Bước 4: Lập bảng tổng kết khi kết thúc công việc
“Giao việc hiệu quả chính là một nghệ thuật đào tạo và phát triển năng lực con người”. Khi hoàn thành tốt công việc được giao, nhân viên đều muốn nhà quản lý nhận ra nỗ lực của họ để ghi nhận, động viên, khích lệ họ phát huy năng lực của mình.
Chính những tác động tích cực này khơi gợi ham muốn khẳng định mình hơn nữa trong ý nghĩ và biến thành hành động tiếp theo của những nhân viên này. “Cứ thế, nó sẽ tạo nên một vòng tròn khép kín tiến triển vô cùng hiệu quả, giúp mang lại cho mọi người niềm vui và động lực trong công việc”.
Bảng tổng kết sẽ chú trọng 3 vấn đề: những điều đã hoàn thành tốt, những điều cần cải thiện và những điều học hỏi từ công việc. Chính những điều này sẽ trở thành những bài học quý giá trong hành trang trong quá trình hình thành nên một nhà quản lý tài ba.
Đó là tất cả những gì mà cuốn sách muốn gửi gắm đến các nhà quản lý: cách thức giao việc hiệu quả được mô tả ngắn gọn qua 4 bước trên. Nắm vững và thực hành đúng là nhà quản lý đã nắm được bí quyết để trở thành một nhà lãnh đạo giỏi, một huấn luyện viên tuyệt vời đối với các nhân viên của mình
